Pentru îndeplinirea obiectivele, este esențial să ști cum să le fixezi.
Nu poți spune pur și simplu: „îmi doresc” și să te aștepți ca acel lucru să se întâmple.
Pornim de la definirea obiectivelor.
Este un proces care începe luând atent în considerare ceea ce dorești să realizezi și implică muncă.
SMART este un acronim al caracteristicilor considerate esențiale în formularea obiectivelor și anume: specifice, măsurabile, accesibile, relevante și încadrate în timp.
Utilizarea obiectivelor SMART în scrierea planului de afaceri are rolul de a te ajuta să păstrezi planul de afaceri cât mai scurt, clar și focusat pe obiectivele generale ale afacerii.
În același timp, realizate corect, acestea au rolul de a oferi repere constante în evaluarea rezultatelor obținute pe parcurs.
Ce înseamnă fiecare dintre ele și cum te ajută în creionarea planului de afaceri:
Specific – furnizează informații despre caracteristicile specifice unui anumit obiectiv. Obiectivul indică exact ceea ce se dorește să se obțină și nu lasă loc de interpretări.
Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu Specific, utilizează întrebări
precum:
– Cine este implicat?
– Ce anume doresc să obțin?
– Când este nevoie să fie făcut?
– Unde este realizat?
– Care sunt cerințele și limitările?
– De ce este nevoie să fac asta?
Nu este obligatoriu ca un obiectiv să răspundă la toate întrebările de mai sus
în același timp.
De exemplu….
– faptul că vrei sa crești cifra de afaceri este un obiectiv cât se poate de ambiguu, pentru că nu dă posibilitatea unei forme de evaluare. Pentru a fi specific, obiectivul este firesc să sune cam așa: “Creșterea cu 10 % a cifrei de afaceri pe piața Iașului într-un termen de 6 luni”.
Măsurabil – prezintă aspecte cantitative și calitative ale unui obiectiv care pot fi măsurate cu unitățile de măsură cunoscute.
Un obiectiv care nu are o modalitate de măsurare
este ca un meci de fotbal în care nimeni nu ține scorul: toata lumea aleargă
dar nimeni nu știe cine a câștigat. Cifrele sunt o parte esențiala din afacere,
iar atașând cifre concrete obiectivelor ai posibilitatea monitorizării
progresului atingerii lor.
Pentru a verifica daca un obiectiv este sau nu Măsurabil, utilizează întrebări
precum:
Cât de mult costă?
Cât de multe persoane sunt necesare?
Când voi știi că a fost îndeplinit?
De exemplu….
– “Realizarea unor sesiuni de instruire pentru agenții de vânzări” este un obiectiv general care nu oferă posibilitatea de evaluare, în timp ce “Realizarea unor sesiuni de instruire privind Managementul timpului, Managementul stresului și Vânzări eficiente pentru 60 de agenți de vânzări” este un obiectiv care va permite monitorizarea permanenta a progresului făcut.
Accesibil – înseamnă că un obiectiv poate fi într-adevăr atins cu capacitatea și resursele disponibile.
De multe ori, mai ales în cazul micilor afaceri, întreprinzătorii se lasă cuprinși de entuziasm și își propun obiective nerealizabile, fie din rațiuni de cost, de timp sau de capacitate managerială.
Riscul stabilirii unor astfel de obiective, dincolo de impactul negativ asupra unui potențial investitor, este acela de a demotiva întreaga echipă implicată în afacere.
Un obiectiv prin care îți propui să publici trei cărți noi pe săptămână va pune
o presiune extrem de mare pe echipa editorială și va duce la demotivarea
acestora atunci când obiectivul nu va fi atins. O carte nouă la două săptămâni
s-ar putea să se dovedească mai accesibil pentru resursele umane și de timp ale
unei edituri la un moment dat.
Relevant – înseamnă că realizarea
obiectivului contribuie la impactul vizat de afacere.
Realizarea unui obiectiv contribuie în mod esențial la atingerea unui obiectiv
mai mare, mai general. Relevanța obiectivului se evaluează în raport cu acest
obiectiv mai general. În acest sens, el este firesc să vizeze un anumit impact.
Lumea este în mișcare dinamică, obiectivele se schimbă ….de aceea pune întrebarea….care este efortul pentru a obține valoare?
…80/20….Principiul Pareto… adică să ne concentrăm pe obiective care ne dau valoare mare cu efort mic.
Un obiectiv relevant ar trebui să primească răspunsul „da” la aceste întrebări:
- Merită să îmi stabilesc această țintă?
- Este momentul potrivit?
- Se potrivește asta cu celelalte eforturi/nevoi ale noastre?
- Sunt persoana/echipa potrivită pentru a atinge acest obiectiv?
- Este aplicabil în mediul socio-economic actual
Dacă îți propui să participi la 3 târguri internaționale de mobilă în decurs de
un an, dar nu ai resursele și capacitatea de a exporta mobila, s-ar putea să se
dovedească un obiectiv nerelevant și costisitor. În contextul dat, un obiectiv
relevant ar viza participarea la doua târguri de mobilă naționale pe an.
Încadrat în Timp – face referire la un anumit interval de timp, bine precizat, privind stadiul atingerii obiectivului.
Fără un termen, obiectivul nu există. Un obiectiv legat de timp va răspunde de obicei la aceste întrebări:
- Când?
- Ce pot face în șase luni de acum?
- Ce pot face în șase săptămâni de acum?
- Ce pot face azi?
Indiferent că îți propui să îți crești
afacerea cu 25% sau să adaugi în portofoliu încă 5 clienți, este imperativ
necesar să îți stabilești un interval de timp.
Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu încadrat în Timp, utilizează întrebări
precum:
– Când?
– Până când?
Un exemplu de obiectiv încadrat în timp este: Realizarea unei sesiuni de
instruire pentru membrii departamentului de Marketing în perioada 10-14 iunie
2012 .
Nu în ultimul rând: un obiectiv se poate schimba în timp! Prin urmare, este necesar să stabilim termene (destul de scurte) în timp pentru a discuta în mod regulat angajamentul reciproc și nivelul de realizare a obiectivelor (și nu să așteptăm ca analiza anuală să arate prea târziu că suntem pe direcția greșită).
Sunt 5 principii ale Teoriei stabilirii obiectivelor SMART
Claritate: Obiectivele trebuie să fie clare și ușor de înțeles pentru a fi eficiente.
Provocare: Obiectivele bune au un nivel de dificultate suficient de ridicat încât trebuie să te forțezi pentru a le atinge.
Angajament: Fără un nivel ridicat de angajament, este dificil să atingi orice obiectiv, în special cele care sunt provocatoare.
Feedback: Trebuie să poți primi informații despre cât de bine progresezi către obiectivul tău. Aceste informații pot fi folosite ca un motivator sau pot semnala că obiectivul tău este fie prea ușor, fie prea provocator și trebuie ajustat.
Complexitatea sarcinilor: Cu cât un obiectiv este mai complex, cu atât ai nevoie de mai mult timp ca să-l atingi. Obiectivele bune nu este nevoie să fie complexe, dar înțelegerea complexității lor este o parte importantă a planificării modului în care le vei atinge.
Și pentru mai multă claritate încă un exemplu…
…. obiectiv SMART pentru o afacere este „vreau să-mi sporesc profitul”
Specific: Voi crește veniturile, reducând în același timp cheltuielile. Schimbarea sediului îmi va reduce chiria cu 7%, și voi reduce astfel costurile operaționale.
Măsurabil: Voi crește vânzările în următoarele 3 luni prin contactarea a încă 5 potențiali clienți.
Accesibil: Îmi voi îmbunătăți relațiile actuale cu clienții și voi promova afacerea prin recomandări și prin intermediul rețelelor sociale. Acest lucru mă va ajuta să găsesc mai mulți clienți potențiali și, prin urmare, să mă asigur de o creștere a veniturilor pentru companie.
Relevant: Mutarea într-o locație mai ieftină va reduce costul operațional al afacerii mele și, prin urmare, va da loc creșterii profiturilor.
În timp: Îmi voi crește profitul până la sfârșitul următoarelor 3 luni.
Nu uita: Fiecare obiectiv SMART are nevoie de un plan de acțiune SMART. Acest plan de acțiune se concentrează asupra modului în care îți poți atinge obiectivul prin stabilirea unor repere, evidențierea potențialelor capcane care ar putea să te împiedice să atingi aceste repere, să decizi ce acțiuni trebuie să întreprinzi pentru a le atinge și să decizi un program pe care îl dorești pentru a le atinge.